Diensten

Vijf gestandaardiseerde automatiseringen.

Voor accountantskantoren en administratiekantoren. Elk traject wordt afgestemd op uw bestaande software en interne processen. Geen pakketten, geen abonnementen op een tool die u nooit had willen kopen, alleen werk dat aansluit bij hoe uw kantoor al draait.

Geautomatiseerde Wwft-onboarding

Zodra een nieuwe cliënt akkoord geeft op uw offerte, start het hele inrichtingsproces vanzelf. CRM-record aangemaakt, projectmap opgezet volgens uw structuur, en een beveiligd verzoek voor UBO- en identiteitsgegevens dat direct uitgaat. U houdt het overzicht in één scherm, uw medewerkers verliezen geen tijd aan de bekende repetitieve klikken.

Na akkoord op de offerte richt de automatisering het dossier in en vraagt UBO-gegevens beveiligd op.

Wat het oplevert

Onboarding van enkele uren terug naar enkele tientallen minuten per cliënt
Één centraal dossier vanaf het eerste contactmoment
Vaste vormgeving van mappen en CRM-velden, controleerbaar
Compliance-trail volledig vastgelegd in uw systeem

Bij welke pakketten

Exact Online, Twinfield, AFAS, Yuki
Microsoft 365, Google Workspace
Make.com of Power Automate als integratielaag

Wat het niet doet

Het neemt geen inhoudelijke Wwft-beoordeling van u over
Het vervangt geen identificatiesoftware, het koppelt eraan

Plan een gesprek over deze dienst

Fiscale herinneringen (btw, IB, Vpb)

Termijnen voor btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting worden via een API-koppeling met uw aangiftesoftware uitgelezen. Cliënten krijgen tijdig een herinnering, in uw tone of voice, met de informatie die zij moeten aanleveren. U houdt zicht op wie gereageerd heeft en wie nog niet.

De aangiftesoftware levert de deadlines, cliënten met een naderende termijn krijgen automatisch een herinnering.

Wat het oplevert

Geen handmatig bijhouden van deadlinekalenders meer
Cliënten leveren eerder en completer aan
Minder boetes en mailing-fouten
Status per cliënt zichtbaar in uw bestaande omgeving

Bij welke pakketten

Aangiftesoftware met API of export (CrossLink, Nextens, Elsevier, Visionplanner)
Mailprovider in Microsoft 365 of Google Workspace
Make.com of Power Automate als orkestratie

Wat het niet doet

Het verstuurt geen aangiftes namens u
Het beoordeelt geen aangeleverde stukken inhoudelijk

Plan een gesprek over deze dienst

Intelligent documentbeheer

Inkomende e-mails, gescande post en cliëntuploads worden door een AI-component herkend op afzender en inhoud. Het document wordt hernoemd volgens uw vaste bestandsstructuur, voorzien van metadata, en in het juiste klantdossier geplaatst. Onbekende documenten komen terecht in een overzichtelijke wachtrij voor handmatige verwerking.

Documenten worden herkend, hernoemd volgens uw structuur en in het juiste dossier geplaatst, uitzonderingen gaan naar een wachtrij.

Wat het oplevert

Geen handmatig hernoemen en slepen tussen mappen
Vindbaarheid van stukken verbetert zichtbaar
Wachtrij voor uitzonderingen blijft beheersbaar
Audit-trail per document automatisch bewaard

Bij welke pakketten

SharePoint, OneDrive, Google Drive
Yuki, Basecone, Twinfield voor boekhoudkundige stukken
Make.com voor het OCR- en classificatieproces

Wat het niet doet

Het boekt geen facturen automatisch in, het routeert ze
Het vervangt geen Basecone of soortgelijke scan-en-herken-software

Plan een gesprek over deze dienst

Uren-tot-factuur straat met Exact Online

Urenregistratie wordt periodiek vergeleken met de prijsafspraken per cliënt. Bij meerwerk staat een conceptfactuur klaar in Exact Online, voorzien van de juiste omschrijving en kostenplaats. U geeft akkoord, of stelt bij, en de factuur gaat de deur uit. Geen vergeten meerwerk meer, geen halve onderbouwingen.

Uren worden vergeleken met de prijsafspraak, bij meerwerk staat een conceptfactuur klaar in Exact Online ter goedkeuring.

Wat het oplevert

Meerwerk wordt structureel gefactureerd
Maandafsluiting kost minder uren
Inzicht in marge per cliënt of dienst
Één plek waar afspraken en facturen samenkomen

Bij welke pakketten

Exact Online, MUIS Online, Twinfield
Urenregistratiesoftware (Simplicate, Gripp, AFAS)
Make.com voor regels en uitzonderingen

Wat het niet doet

Het verstuurt geen facturen zonder uw akkoord
Het wijzigt geen prijsafspraken zelfstandig

Plan een gesprek over deze dienst

CRM en KvK API-synchronisatie

Periodieke check via de KvK API houdt klantgegevens, adreswijzigingen en bestuurdersinformatie in uw CRM actueel. Bij mutaties krijgt u een seintje voor controle. Geen achterlopende dossiers, geen verkeerde factuuradressen, geen onaangekondigde bestuurdersovergangen die u pas bij het volgende jaarwerk opvallen.

Een periodieke KvK-check houdt uw CRM actueel, bij een mutatie ontvangt u een seintje ter controle.

Wat het oplevert

Actuele KvK-gegevens zonder handmatige check
Bestuurderswijzigingen direct in beeld
Adreswijzigingen verwerkt in facturatie en correspondentie
Tijdige signalering bij faillissement of opheffing

Bij welke pakketten

HubSpot, Pipedrive, AFAS CRM, Exact CRM
Excel- of SharePoint-gebaseerde lijsten
KvK API met geautoriseerde toegang

Wat het niet doet

Het muteert geen gegevens zonder uw goedkeuring
Het vervangt geen Wwft-controle, het signaleert wel triggers

Plan een gesprek over deze dienst

Korte beslisboom

Welke dienst past bij mij?

Het meest gevraagd is de Wwft-onboarding, omdat de meeste kantoren daar het meeste handwerk per cliënt zien. Daarna volgt documentbeheer, dat aansluit op bestaande scan-en-herken-software en uw mappenstructuur.

Werkt u veel op fixed fee met meerwerk-afspraken, dan begint het meeste rendement bij de uren-tot-factuur straat. Verwerkt u veel kleine cliënten met regelmatige adres- of bestuurderswijzigingen, dan is de KvK-synchronisatie het zinvolst.

Staat uw proces hier niet tussen? Deze vijf zijn mijn meest gevraagde automatiseringen, geen vaste lijst. Verliest u tijd aan een ander terugkerend proces, leg het mij voor, dan kijk ik of en hoe het te automatiseren is.

Bij twijfel kijk ik in een eerste gesprek mee en stel een richting voor. U krijgt vooraf inzicht in tijdsinvestering en verwachte uitkomst.

Plan een eerste gesprek

Benieuwd welke dienst bij uw kantoor past?

Plan een vrijblijvend gesprek en ontdek welke processen het meeste opleveren.

Plan een Kennismakingsgesprek