Workflow-automatisering met tools zoals Make.com heeft veel kantoren al flinke tijdwinst opgeleverd. De volgende fase is nu in opkomst: agentic process automation. Wat betekent dat precies, en is het al interessant voor een administratie- of accountantskantoor van gemiddelde omvang?
Wat is agentic process automation?
Bij klassieke automatisering volgt een workflow een vast script: als A gebeurt, voer dan B uit, en daarna C. Elke stap is vooraf gedefinieerd. Agentic automatisering voegt daar een laag aan toe. Een AI-agent krijgt een doel mee, bijvoorbeeld "verwerk deze inkoopfactuur correct", en kiest zelf welke stappen nodig zijn om dat doel te bereiken. De agent haalt data op, vult velden in, vraagt indien nodig om input en rapporteert terug. Het verschil zit dus in autonomie: de workflow denkt mee in plaats van blind een script af te werken. De bredere verschuiving die in de sector zichtbaar wordt, draait om meer inzicht in wat agenten doen, betere afwegingen tussen modelkosten en prestaties, en no-code-toegang zodat niet alleen ontwikkelaars ermee aan de slag kunnen.
Wat betekent dit voor uw kantoor?
Voor een kantoor van 2 tot 20 medewerkers ligt de kracht in dagelijkse, repetitieve taken waarin nu veel handwerk zit. Denk aan het matchen van bankmutaties aan facturen, het beoordelen van documenten bij onboarding of het opstellen van een voorlopige aangifte op basis van aangeleverde stukken. Dat zijn typisch werkzaamheden met veel kleine tussenstappen die lastig te vatten zijn in een vaste workflow. Een agent kan de eerste 80% doen; uw medewerker voert de controle en eindbeoordeling uit. De winst zit niet alleen in tijd, maar ook in consistentie: een agent vergeet geen stap en documenteert zijn acties automatisch. Dat scheelt u niet alleen uren per week, maar zorgt ook voor een dossier dat bij een Wwft- of kwaliteitscontrole direct op orde is.
Hoe pakt u dit slim aan?
Drie overwegingen bij de start. Ten eerste: begin met één duidelijk afgebakend proces, bijvoorbeeld factuurherkenning of urenverantwoording. Voeg pas nieuwe processen toe als het eerste stabiel draait. Kleine, snelle successen bouwen draagvlak op bij het team. Ten tweede: houd menselijke controle op kritische beslissingen. Een agent mag voorstellen doen, maar uw medewerker tekent af op Wwft-gevoelige stappen zoals cliëntacceptatie of meldingen. Dat voorkomt dat u autonomie inlevert op punten waar de verantwoordelijkheid bij uw kantoor blijft liggen. Ten derde: koppel de agent aan uw bestaande softwarestructuur. Make.com, Exact Online en uw DMS moeten met elkaar praten, anders levert het geen echte tijdwinst op maar creëert u juist een extra systeem dat onderhoud vraagt. Begin klein, meet de besparing, en bouw van daaruit verder.
Wilt u weten hoe uw kantoor dit proces kan automatiseren? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en ontdek wat er bij u mogelijk is.