Privacyverklaring

Wiggers Workflow hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, op welke rechtsgrond en welke rechten u heeft. Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Wiggers Workflow, gevestigd aan van Meekerenstraat 56B, 3034 GD Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42040880, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

• Wiggers Workflow, t.a.v. Yannick Wiggers
• van Meekerenstraat 56B, 3034 GD Rotterdam
• Telefoon: +31 6 57 76 85 49
• E-mail: info@wiggersworkflow.nl

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Wiggers Workflow verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de wijze waarop u in contact treedt of gebruikmaakt van de dienstverlening:

• Gegevens uit formulier-inzendingen op deze website, zowel het contactformulier als de aanvraag van een vindbaarheidsscan: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres van uw website en de inhoud van uw bericht
• Correspondentiegegevens uit e-mailverkeer en telefonische contacten
• Gegevens die u verstrekt in het kader van een opdrachtuitvoering, zoals namen en zakelijke contactgegevens van uw medewerkers, voor zover noodzakelijk voor de overeengekomen werkzaamheden aan uw online vindbaarheid
• Gegevens over het gebruik van deze website, uitsluitend wanneer u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner. Uw IP-adres wordt daarbij verkort verwerkt
• Factuur- en betalingsgegevens

3. Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van uw vragen en het opnemen van contact naar aanleiding van uw verzoek
• Het opstellen en toesturen van een vindbaarheidsscan wanneer u daarom vraagt. De scan wordt deels geautomatiseerd uitgevoerd op basis van openbare gegevens over uw website en bedrijfsvermelding
• Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst, waaronder werkzaamheden op het gebied van zoekmachineoptimalisatie, AI-vindbaarheid en zoekmachineadverteren
• Het meten en verbeteren van het gebruik van deze website, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven
• Facturatie en het bijhouden van een klantadministratie
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht

4. Rechtsgronden

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek
• Gerechtvaardigd belang van Wiggers Workflow, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie en administratie
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting
• Uw uitdrukkelijke toestemming, indien van toepassing

5. Bewaartermijnen

Wiggers Workflow bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Concreet hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Inzendingen via de formulieren op deze website worden 12 maanden bewaard, tenzij de communicatie leidt tot een overeenkomst
• Vindbaarheidsscans en de onderliggende gegevens worden 24 maanden bewaard
• Klant- en projectadministratie wordt bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 12 maanden daarna
• Zakelijke e-mailcorrespondentie wordt na 24 maanden opgeschoond, met uitzondering van lopende relaties
• Gebruiksgegevens van deze website worden 14 maanden bewaard
• Financiële administratie en bijbehorende correspondentie wordt 7 jaar bewaard, conform de fiscale bewaarplicht

6. Verwerkers en ontvangers

Voor de uitvoering van de dienstverlening maakt Wiggers Workflow gebruik van de volgende verwerkers. Met deze partijen zijn waar vereist verwerkersovereenkomsten gesloten.

• Google (Workspace, Search Console, Analytics en Ads) voor e-mail, agenda, opslag en het meten van zoek- en websiteprestaties
• Anthropic PBC voor AI-ondersteuning bij analyses, rapportages en concepten. Anthropic gebruikt onze gegevens niet om AI-modellen te trainen en hanteert een bewaartermijn van dertig dagen
• Vercel Inc. voor de hosting van deze website en de verwerking van formulier-inzendingen
• Make.com (Celonis SE) voor het doorsturen van formulier-inzendingen naar onze mailbox. Deze verwerking vindt plaats binnen de EU
• Apollo.io en Pipedream voor zakelijke prospectie en de koppeling met LinkedIn
• DataForSEO voor het opvragen van zoekvolumes en posities in zoekmachines
• De boekhouder en, indien van toepassing, externe adviseurs voor de financiële administratie

Werkt Wiggers Workflow in uw opdracht met gegevens uit uw eigen systemen, bijvoorbeeld Search Console of Analytics, dan treedt Wiggers Workflow op als verwerker en blijft u verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor sluiten wij een aparte verwerkersovereenkomst, met een actuele lijst van sub-verwerkers als bijlage.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Een deel van de hierboven genoemde verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Daarmee worden persoonsgegevens doorgegeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte. Dat geldt voor Google, Anthropic, Vercel, Apollo.io, Pipedream en DataForSEO. De verwerking door Make.com vindt plaats binnen de EU.

Voor die doorgifte gelden passende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG. Het gaat om de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework. Aanvullend worden de gegevens versleuteld verzonden en versleuteld opgeslagen, en worden er geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt.

De afweging achter deze doorgifte is intern vastgelegd en wordt jaarlijks opnieuw beoordeeld. Op verzoek ontvangt u een actueel overzicht van de ingeschakelde verwerkers en sub-verwerkers.

8. Beveiligingsmaatregelen

Wiggers Workflow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Concreet betekent dit onder andere:

• Toegang tot systemen van klanten verloopt via een eigen beheerdersrol op uw account. Wachtwoorden van klanten worden niet gevraagd en niet opgeslagen, zodat u eigenaar blijft van uw eigen accounts
• Gegevens worden versleuteld verzonden (TLS) en versleuteld opgeslagen bij de ingeschakelde clouddiensten
• Toegang is beperkt tot de eigenaar van Wiggers Workflow, met tweefactorauthenticatie op de gebruikte accounts
• De formulieren op deze website zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering, voor zover wettelijk toegestaan
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht van bezwaar tegen de verwerking
• Recht op dataportabiliteit, indien van toepassing
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken

U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten richten aan info@wiggersworkflow.nl. Om uw identiteit vast te stellen, kan om aanvullende informatie worden gevraagd. Wiggers Workflow reageert in beginsel binnen vier weken op uw verzoek.

10. Klacht indienen

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wiggers Workflow behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is te raadplegen op deze pagina. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.